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Funciones de la Oficina

Implantar los reglamentos y las normas generales de funcionamiento aprobadas por los cuerpos legislativos y administrativos del Gobierno Federal, del Estado Libre Asociado (Legislatura, Oficina del Gobernador, Departamento de Hacienda, Oficina del Contralor, Oficina de Ética Gubernamental, entre otros); y por la Administración Central.

Realizar auditorías internas para analizar la estructura de las unidades, recomendar mejoras en la eficiencia y eficacia de las operaciones y de los controles internos; evaluar la dinámica del trabajo y el desempeño administrativo de los funcionarios y empleados; y otros aspectos no fiscales o financieros.

Asesorar y asistir al Rector, Decanos y Directores en la toma de decisiones basadas en las políticas y objetivos funcionales, para el desarrollo de nuevas estrategias dirigidas al control y optimización de los recursos.

Determinar procedimientos necesarios para el cumplimiento de las normas, políticas y reglamentos de aplicación general, aprobados por la Junta de Síndicos, la Presidencia, y las unidades de la Administración Central.

Atender los señalamientos y viabilizar la implantación de las recomendaciones presentadas por las agencias acreditadoras (Middle States Association, Consejo de Educación Superior; y de las agencias fiscalizadoras (Oficina del Contralor y la de Auditores Internos).

Participar en trabajos de comités organizados por la Presidencia, Oficina del Rector, Decanato de Administración, Decanos y Directores, para asesorar y elaborar la fase procesal de las encomiendas especiales.

Establecer en los procedimientos las responsabilidades de los funcionarios y empleados a cargo de tramitar y autorizar las transacciones, para el logro de los objetivos de las unidades académicas y administrativas, el aprovechamiento eficiente de los recursos y la optimización de los procesos.

Elaborar diagramas de flujo para expresar gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este y establecer la secuencia lógica de las tareas realizadas por las unidades involucradas y los responsables de su ejecución.

Diseñar formularios con el objetivo de registrar y pasar datos relacionados a un procedimiento, transmitir información específica entre personas o unidades y para suministrar un medio estandarizado para el eficaz procesamiento de información administrativa.

Preparar diagramas de organización para describir la estructura formal, los niveles de jerarquía y autoridad; y las interrelaciones entre las unidades académicas y administrativas.

Organizar y actualizar manuales históricos, de estructura jerárquica, de reglamentación y procedimientos aprobados; utilizados en la ejecución de las actividades y en talleres de capacitación.

Planificar y ofrecer talleres de capacitación a los funcionarios y empleados responsables por la ejecución de las actividades y tareas, definidas en los procedimientos redactados y revisados.

Estructurar un control eficiente de los procedimientos académicos y administrativos, orientado hacia su disponibilidad mediante un sistema de información computarizado.

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